1. Wie is verantwoordelijk?
Guido Damsteeg Sportfotografie
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Guido Damsteeg, handelend onder de naam Guido Damsteeg Sportfotografie. Ons adres is Saramaccastraat 17, 1448 XJ in Purmerend. Het KvK-nummer is 37119825.
Vragen over privacy
Je kunt ons bereiken via info@guidodamsteeg.nl of via het contactformulier op deze website. Vermeld bij een vraag over een foto bij voorkeur de reportage, het fotonummer of de bestandsnaam. Stuur geen identiteitsbewijs of andere gevoelige informatie mee als dat niet nodig is.
2. Welke gegevens gebruiken we?
Bezoek aan de website
De website gebruikt een sessie om bijvoorbeeld inloggen, de winkelwagen en de toegang tot beveiligde reportages te laten werken. Onze eigen tellers slaan aantallen bezoeken en handelingen op. In die tellers bewaren we geen IP-adres of persoonlijk overzicht van alle bekeken pagina’s. De hosting kan technische logbestanden bijhouden, waaronder het opgevraagde adres, tijdstip en IP-adres.
Account en profiel
We verwerken je naam, e-mailadres, wachtwoordcontrole en accountstatus. Als je deze gegevens invult, verwerken we ook je adres, postcode, plaats, bedrijfsnaam, BTW-nummer, vereniging, team en functie of rol. Bij tweestapsverificatie bewaren we de gegevens die nodig zijn om de authenticatorcode te controleren. Een wachtwoord wordt als beveiligde hash opgeslagen; we kunnen je oorspronkelijke wachtwoord niet teruglezen.
Aankopen, facturen en downloads
Bij een aankoop leggen we vast welke foto en licentie je hebt gekozen, de prijs, korting, BTW, het ordernummer, de betaalstatus en de factuurgegevens. We bewaren ook je instemming met de voorwaarden en, indien van toepassing, je verzoek om direct digitaal te leveren. Bij downloads houden we bij welke versie voor je klaarstaat, tot wanneer je deze kunt ophalen en wanneer een download heeft plaatsgevonden. Zo kunnen we de juiste bestanden aanbieden en vragen over een levering behandelen.
Abonnementen
Bij een abonnement bewaren we de abonnementsvorm, ingangsdatum, eventuele einddatum en de foto’s die binnen een periode zijn opgehaald. Hiermee berekenen we het gebruikte tegoed en voorkomen we dat opnieuw downloaden onterecht extra tegoed kost.
Berichten
Bij gebruik van het contactformulier of e-mail verwerken we je contactgegevens, onderwerp en bericht. Stuur alleen gegevens mee die nodig zijn om je vraag te behandelen. Wij gebruiken contactberichten niet zonder een afzonderlijke grondslag voor reclame.
3. Foto’s en gegevens over wedstrijden
Herkenbare personen
Sportfoto’s kunnen herkenbare spelers, atleten, scheidsrechters, begeleiders en bezoekers bevatten. Een reportage kan daarnaast de datum, teams, vereniging, plaats en sportlocatie noemen. Een foto kan persoonsgegevens bevatten, ook als er geen naam bij staat.
Wij beoordelen per reportage op welke grondslag we fotograferen, publiceren en foto’s aanbieden. Daarbij wegen we het doel van de reportage en de belangen van afgebeelde personen af. Waar toestemming nodig is, vragen we die. Toestemming van een vereniging is niet automatisch toestemming namens alle aanwezigen. Wij voeren via deze website geen automatische gezichtsherkenning uit.
Minderjarigen en bezwaren
We besteden extra aandacht aan foto’s van minderjarigen en aan situaties waarin publicatie ongewenste gevolgen kan hebben. Sta je op een foto en heb je een bezwaar, of ben je de ouder of wettelijk vertegenwoordiger van een afgebeeld kind? Neem contact op met de bestandsnaam en een korte toelichting. We beoordelen je verzoek en informeren je over de uitkomst. Als dat nodig is, schermen we de foto tijdens de beoordeling af.
Metadata en gebruik door kopers
Foto’s kunnen metadata bevatten, zoals de opnamedatum, beschrijving en auteursrechtinformatie. Relevante metadata kan in aangeboden of geleverde bestanden behouden blijven. We controleren vóór publicatie of ongewenste gegevens, zoals een privé-adres of precieze GPS-positie, aanwezig zijn en verwijderd moeten worden. Die controle vraagt ook aandacht bij het uploaden.
Kopers moeten zich houden aan de licentie en aan de privacy- en portretrechten van afgebeelde personen. Een licentie geeft niet automatisch toestemming voor ieder gebruik. Na een toegestane download kan een bestand buiten deze website worden bewaard. Een wijziging op de website verwijdert zulke kopieën niet automatisch.
4. Waarom mogen we deze gegevens verwerken?
Uitvoering van een overeenkomst
We gebruiken gegevens die nodig zijn om een account, aankoop, abonnement of levering uit te voeren en daarover met je te communiceren. Ook het beantwoorden van een vraag vóór een aankoop kan hieronder vallen.
Wettelijke verplichtingen
We bewaren de administratie die nodig is om aan fiscale verplichtingen te voldoen. Ook kunnen we verplicht zijn om gegevens te verstrekken aan een bevoegde instantie. We verstrekken dan alleen wat volgens de toepasselijke verplichting nodig is.
Gerechtvaardigd belang
Voor het beveiligen van de website, het voorkomen van misbruik, het behandelen van klachten en het beschermen van onze rechten kunnen we een gerechtvaardigd belang hebben. We wegen daarbij onze belangen af tegen jouw rechten en verwachtingen. Bij sportreportages maken we ook een afzonderlijke afweging over fotografie en publicatie.
Toestemming
Ingeschakelde meetdiensten starten met beperkte metingen zonder analytics-cookies. Voor analytics-cookies vragen we vooraf toestemming. Hieronder staat de actuele meetinstelling. Je kunt je toestemming weer intrekken. Dat verandert niets aan een verwerking die vóór de intrekking rechtmatig was. We nemen geen beslissingen met rechtsgevolgen voor je die uitsluitend op geautomatiseerde profilering berusten.
5. Cookies en bezoekersmetingen
Noodzakelijke werking en eigen tellers
Functionele cookies ondersteunen je sessie en winkelwagen. Je cookievoorkeur wordt in je browser bewaard. De eigen aantallen bezoekers en foto-interacties kunnen direct worden geteld, zonder externe meetdienst of persoonsgebonden kijkprofiel. Informatie over geregistreerde downloads en aankopen is gekoppeld aan je account omdat die nodig is voor levering en administratie.
Google Analytics en Matomo
Ingeschakelde meetdiensten starten met beperkte metingen zonder analytics-cookies. Voor analytics-cookies vragen we vooraf toestemming. Hieronder staat de actuele meetinstelling. De cookie-informatie op de website laat zien welke diensten actief zijn. Deze diensten kunnen gegevens over je browser, apparaat en gebruik van de website verwerken. De precieze bewaartermijnen hangen af van instellingen.
Via Cookievoorkeuren onderaan de website kun je je keuze wijzigen. Alleen noodzakelijke cookies accepteren is ook mogelijk. Een weigering blokkeert het bekijken en kopen van foto’s niet. Google Search Console gebruiken we voor informatie over de vindbaarheid van de website; de verificatiecode zelf plaatst geen analysecookie bij bezoekers.
6. Met wie delen we gegevens?
Hosting, e-mail en administratie
Voor hosting, e-mail en onze administratie kunnen dienstverleners gegevens verwerken. Wanneer zij als verwerker optreden, maken we afspraken over de verwerking en beveiliging. De boekhouder ontvangt de factuurgegevens die nodig zijn voor de administratie. We verkopen je persoonsgegevens niet.
Betalingen via Mollie
Voor betalingen gebruiken we Mollie, wanneer betalen is ingeschakeld. Je handelt de betaling af in de betaalomgeving. Mollie en de gekozen betaaldienst verwerken daarvoor de benodigde betaalgegevens en kunnen eigen wettelijke verplichtingen hebben. Op onze website bewaren we de betaalreferentie en betaalstatus; we slaan geen volledige betaalkaartgegevens op. Meer informatie staat in het privacybeleid van Mollie.
Cloudflare Turnstile
Het contactformulier gebruikt Cloudflare Turnstile wanneer dit is ingeschakeld. Turnstile helpt automatisch misbruik te herkennen en kan daarvoor technische informatie over de verbinding, browser en het apparaat verwerken. Lees voor meer informatie de privacy-informatie van Cloudflare. Neem contact op als je het formulier niet kunt gebruiken.
Sociale media en delen
Links en deelknoppen kunnen je naar bijvoorbeeld Instagram, Facebook, WhatsApp of Telegram brengen. De betreffende dienst heeft een eigen privacybeleid. De gewone links op deze website laden geen sociale tijdlijn of advertentiepixel van die dienst. Deel alleen foto’s op een manier die past bij de licentie en de rechten van de afgebeelde personen.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige ingeschakelde diensten kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Wij controleren welke landen en partijen betrokken zijn en of daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en eventuele aanvullende maatregelen nodig zijn. Een dienst die niet passend kan worden ingericht, schakelen we niet in.
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
Facturen en fiscale gegevens
Facturen en bijbehorende gegevens die onder de gewone fiscale bewaarplicht vallen, bewaren we in beginsel zeven jaar. Voor bepaalde regelingen, waaronder relevante verkopen via het BTW-eenloketsysteem, kan tien jaar gelden. De toepasselijke wettelijke termijn en het juiste beginmoment daarvan zijn leidend. We bewaren de gegevens die voor die administratie nodig zijn; deze verplichting is geen reden om het volledige account of alle kijkgegevens even lang te bewaren.
Account en bestelde bestanden
Accountgegevens bewaren we zolang je het account gebruikt of we deze nodig hebben voor lopende leveringen. Na een verzoek om verwijdering beoordelen we welke gegevens kunnen worden verwijderd en welke we nog moeten bewaren. De gekochte bestandsversie blijft volgens de verkoopafspraak minimaal één jaar beschikbaar voor opnieuw downloaden. Dat is een beschikbaarheidstermijn, geen belofte dat alle persoonsgegevens na één jaar worden gewist. Bewaar ook zelf een kopie van gekochte bestanden.
Downloadregistratie, beveiliging en berichten
De website bewaart downloadmomenten per dag maximaal 400 dagen. Bij de levering blijven het eerste en laatste downloadmoment en het totaal staan zolang die gegevens voor de levering of afhandeling nodig zijn. De tellers voor het begrenzen van inlogpogingen verlopen volgens hun korte beveiligingsvenster. Beheerdershandelingen worden vastgelegd om belangrijke wijzigingen te kunnen controleren.
Voor gewone contactberichten hanteren we als uitgangspunt één jaar na afhandeling. Berichten die nodig zijn voor een overeenkomst, klacht of geschil kunnen langer nodig zijn. De beheerder controleert periodiek op verouderde gegevens; niet alle genoemde verwijderingen verlopen automatisch.
Fotoarchief en back-ups
Voor het fotoarchief beoordelen we welke bestanden nog nodig zijn voor publicatie, levering, auteursrecht en eventuele geschillen. Een verwijderde reportage hoeft niet te betekenen dat reeds gekochte bestandsversies direct verdwijnen. Back-ups hebben een beperkte bewaartermijn en zijn alleen bedoeld voor herstel. Bij terugzetten moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden verwerkt.
8. Hoe beveiligen we de gegevens?
Versleuteling en toegang
We treffen technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. De website ondersteunt een beveiligde HTTPS-verbinding. E-mailadressen van accounts, aanvullende profielgegevens, contactberichten, beveiligingssleutels en de nieuwe factuurinhoud worden in de toepassing versleuteld opgeslagen. Wachtwoorden worden gehasht. De toegang tot beheer vereist tweestapsverificatie; gebruikers kunnen die ook voor hun eigen account instellen.
Originelen en downloadbestanden staan in een privémap buiten de publieke webmap. Downloads vereisen een passende toegang en worden beperkt tot de verkregen versie. Niet ieder veld of fotobestand is op zichzelf versleuteld: bijvoorbeeld openbare reportageteksten, fotometadata en sommige administratieve kenmerken zijn leesbaar voor de toepassing. Aanvullende versleuteling van de serveropslag en back-ups hangt af van de hosting en moet afzonderlijk worden ingericht en gecontroleerd.
Onderhoud en incidenten
We beperken toegang, houden de website bij en maken herstelkopieën. Sleutels en back-ups moeten apart en zorgvuldig worden beheerd. Geen enkele beveiliging geeft een absolute garantie. Bij een incident beoordelen we de gevolgen en nemen we passende maatregelen. Als de wet dat vereist, melden we een datalek aan de toezichthouder en aan de betrokken personen.
9. Jouw rechten
Inzage, correctie en verwijdering
Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je verwerken en onjuiste gegevens laten verbeteren. Je kunt ook verzoeken om verwijdering of beperking van de verwerking. In bepaalde situaties kun je een bruikbare kopie van je gegevens krijgen of deze laten overdragen. Niet ieder recht geldt in elke situatie; een fiscale bewaarplicht kan bijvoorbeeld betekenen dat we een factuur moeten bewaren.
Bezwaar en toestemming intrekken
Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang berust. Leg kort uit op welke verwerking je bezwaar betrekking heeft, zodat we dit kunnen beoordelen. Toestemming voor statistieken kun je intrekken via Cookievoorkeuren. Neem voor andere toestemmingen contact met ons op.
Afhandeling van je verzoek
We reageren in beginsel binnen één maand. Is een verzoek ingewikkeld of zijn er veel verzoeken, dan kan de wettelijke termijn worden verlengd; we laten je dit op tijd weten. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit zorgvuldig te controleren, maar vragen niet meer dan nodig. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen
Deze verklaring kan veranderen als de website, gebruikte diensten of onze werkwijze veranderen. Bovenaan staat de versiedatum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je waar dat nodig is. Een wijziging van deze tekst vervangt niet automatisch een eerder vereiste toestemming.